會議秘書服務(wù)
所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确⻊?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分??可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
一般安排主席團(tuán)成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺根據(jù)人數(shù)多少，可以設(shè)一排或二排、三排以上。座談會可以不設(shè)主席臺，主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席臺上方可以掛會標(biāo)，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會、人代會、團(tuán)代會等還要掛會徽，會徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調(diào)節(jié)會議氣氛，主席臺前可以擺鮮花，會場的四周可以張貼標(biāo)語口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺，有的全體與會人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準(zhǔn)備好，會前要試試響不響。
會議證是出席會議的憑證，上面標(biāo)明會議名稱，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號碼，有的還要貼照片。會議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區(qū)別。
（一）會議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會務(wù)工作和各項服務(wù)工作，確保會議的順利進(jìn)行。這里著重介紹會議記錄和簡報工作。會議記錄是為起草會議簡報、會議紀(jì)要乃至正式文件奠定基礎(chǔ)，也是為會后進(jìn)一步研究問題，總結(jié)工作提供重要參考材料，也為查考?xì)v史提供依據(jù)和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議，但因沒有記錄，對會議的重要情節(jié)長期沒有搞清楚，1984年發(fā)現(xiàn)陳云同志在長征途中傳達(dá)遵義會議的手稿，手稿是根據(jù)會議記錄整理的，為搞清遵義會議的真實情況提供了依據(jù)。搞好記錄，要本著三個原則，一要按照會議的真實情況，忠實的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據(jù)自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽不清的要問一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時只能寫3000多字，而說話可以達(dá)10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點，記主要觀點、精辟論述、結(jié)論性意見以及有爭議的問題，一般性的內(nèi)容可以不記。
比較大型的會議，一般都出簡報，簡報的作用有：一是便于領(lǐng)導(dǎo)同志了解會議全貌，掌握會議進(jìn)程，對會議進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；二是便于各與會人員交流經(jīng)驗，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫簡報要做到四點。一是簡報要簡，要突出重點，精練內(nèi)容，最好不超過1000字，有的簡報不簡，有言必錄，把發(fā)言的全部內(nèi)容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫出來，下午的發(fā)言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會人員。有的簡報幾天寫不出來，會議開完了，簡報才出來，成了馬后炮；三是真實客觀，包括人名、地名、時間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤。對事實不能有任何夸大、縮小、虛構(gòu)，更不能把自己的觀點強(qiáng)加于人。為了做到真實，寫好后，要交當(dāng)事人過目；四是突出重點和特點，現(xiàn)在簡報通病就是沒有特點，空話，套話太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報實在不愿意看。簡報要舍棄一般的內(nèi)容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開門見山，把最精辟的內(nèi)容寫出來。
（二）會議結(jié)束階段，這階段時間短促，要做的事情比較多，秘書這個階段也比較忙，搞不好容易出差錯，這個階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對走的人需要幫助買機(jī)票、車票。對會議形成的文件，有些需要會后修改定稿印發(fā)。有的會議會后要寫紀(jì)要。關(guān)于會議紀(jì)要的寫作，有同志專題講，我不重復(fù)。
三、改進(jìn)會風(fēng)，提高工作效率
開會是進(jìn)行決策，指導(dǎo)工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會海，也會勞民傷財，造成災(zāi)難。會議太多，特別是無關(guān)緊要的會也要領(lǐng)導(dǎo)參加，使領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時間淹沒在會海里，沒時間深入基層，調(diào)查研究，解決問題。開會就要花錢，有限的經(jīng)費被無用會議占用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會之機(jī)大吃大喝，亂發(fā)紀(jì)念品，有的以開會之名，搞公費旅游，在群眾中造成不良影響。這些現(xiàn)象必須克服。如何改進(jìn)會風(fēng)，提高會議效率，首先要控制會議的規(guī)模、規(guī)格和會期。一是從會議內(nèi)容上控制。凡是可開可不開的會議堅決不開，不解決問題的會議堅決不開，可以合并的會議不單獨開；二是從會議規(guī)模和規(guī)格上控制。本著寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和規(guī)格，參加會議的人數(shù)減少到最低限度。凡能開小會解決的問題就不要開大會，凡參加一個人能解決的問題，就不要來兩個人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會。部門的會議不要都請領(lǐng)導(dǎo)參加，確有必要，可只請主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他領(lǐng)導(dǎo)不要陪會；三是從會議時間上控制。本著寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會，不要開成兩天，開半天能解決問題的會，不要開一天。時間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會開的長與講話不精練有關(guān)，廢話、空話、重復(fù)的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，托乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點差不多，內(nèi)容差不多，浪費時間。一個人講清楚了就可以了，別人不要重復(fù)，如果要講要有新內(nèi)容；四是從會議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開會，能用電話會、電視會解決的問題，就不要把人召來開會；五是從會議經(jīng)費控制。規(guī)定會議經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費，不得攤派，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。
（二）會議要儉樸節(jié)約，禁止以開會之名大吃大喝，鋪張浪費，亂發(fā)錢物，禁止以開會之名搞公款旅游，國家明文規(guī)定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區(qū)開會。
（三）會議內(nèi)容要實在，要確能解決問題。反對搞形式主義，作表面文章或會而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴(yán)格會議紀(jì)律，使會議開得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現(xiàn)象。
四、對會議秘書的要求
1、會議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。
2、秘書人員要正確認(rèn)識自己在會議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細(xì)致周密。會務(wù)工作是很細(xì)致具體的工作，而且?guī)в姓涡�，如果在哪個環(huán)節(jié)上出了問題都會造成不良影響，因此，計劃要訂的細(xì)一些，想的周到一些，不要漏項。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個人想問題往往不全面，計劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會場布置好了，會前要去看看，會標(biāo)對不對，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，千萬不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數(shù)會議都帶有機(jī)密性，對會議的內(nèi)容，包括時間、地點、與會人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會議，會上保密，會后公開或部分內(nèi)容公開，何時公開或哪些內(nèi)容可以公開，都要請示領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張
一般安排主席團(tuán)成員或者職務(wù)比較高的同志，座次可以按職務(wù)或姓氏筆劃排列。主席臺根據(jù)人數(shù)多少，可以設(shè)一排或二排、三排以上。座談會可以不設(shè)主席臺，主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席臺上方可以掛會標(biāo)，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會、人代會、團(tuán)代會等還要掛會徽，會徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調(diào)節(jié)會議氣氛，主席臺前可以擺鮮花，會場的四周可以張貼標(biāo)語口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席臺，有的全體與會人員都擺座簽。音響麥克風(fēng)、譯風(fēng)都要準(zhǔn)備好，會前要試試響不響。
會議證是出席會議的憑證，上面標(biāo)明會議名稱，使用者姓名、性別、發(fā)證日期、號碼，有的還要貼照片。會議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區(qū)別。
（一）會議進(jìn)行階段要做的工作
在進(jìn)行階段，要按照各自分工，做好會務(wù)工作和各項服務(wù)工作，確保會議的順利進(jìn)行。這里著重介紹會議記錄和簡報工作。會議記錄是為起草會議簡報、會議紀(jì)要乃至正式文件奠定基礎(chǔ)，也是為會后進(jìn)一步研究問題，總結(jié)工作提供重要參考材料，也為查考?xì)v史提供依據(jù)和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議，但因沒有記錄，對會議的重要情節(jié)長期沒有搞清楚，1984年發(fā)現(xiàn)陳云同志在長征途中傳達(dá)遵義會議的手稿，手稿是根據(jù)會議記錄整理的，為搞清遵義會議的真實情況提供了依據(jù)。搞好記錄，要本著三個原則，一要按照會議的真實情況，忠實的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據(jù)自己的好惡，歪曲人家的發(fā)言，聽不清的要問一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時只能寫3000多字，而說話可以達(dá)10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點，記主要觀點、精辟論述、結(jié)論性意見以及有爭議的問題，一般性的內(nèi)容可以不記。
比較大型的會議，一般都出簡報，簡報的作用有：一是便于領(lǐng)導(dǎo)同志了解會議全貌，掌握會議進(jìn)程，對會議進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；二是便于各與會人員交流經(jīng)驗，溝通情況；三是為日后研究工作提供可靠的資料。
寫簡報要做到四點。一是簡報要簡，要突出重點，精練內(nèi)容，最好不超過1000字，有的簡報不簡，有言必錄，把發(fā)言的全部內(nèi)容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發(fā)言，下午要寫出來，下午的發(fā)言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會人員。有的簡報幾天寫不出來，會議開完了，簡報才出來，成了馬后炮；三是真實客觀，包括人名、地名、時間、數(shù)字、引文，都要準(zhǔn)確無誤。對事實不能有任何夸大、縮小、虛構(gòu)，更不能把自己的觀點強(qiáng)加于人。為了做到真實，寫好后，要交當(dāng)事人過目；四是突出重點和特點，現(xiàn)在簡報通病就是沒有特點，空話，套話太多，泛泛的一般表態(tài)，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報實在不愿意看。簡報要舍棄一般的內(nèi)容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發(fā)言，然后開門見山，把最精辟的內(nèi)容寫出來。
（二）會議結(jié)束階段，這階段時間短促，要做的事情比較多，秘書這個階段也比較忙，搞不好容易出差錯，這個階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對走的人需要幫助買機(jī)票、車票。對會議形成的文件，有些需要會后修改定稿印發(fā)。有的會議會后要寫紀(jì)要。關(guān)于會議紀(jì)要的寫作，有同志專題講，我不重復(fù)。
三、改進(jìn)會風(fēng)，提高工作效率
開會是進(jìn)行決策，指導(dǎo)工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會海，也會勞民傷財，造成災(zāi)難。會議太多，特別是無關(guān)緊要的會也要領(lǐng)導(dǎo)參加，使領(lǐng)導(dǎo)寶貴的時間淹沒在會海里，沒時間深入基層，調(diào)查研究，解決問題。開會就要花錢，有限的經(jīng)費被無用會議占用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會之機(jī)大吃大喝，亂發(fā)紀(jì)念品，有的以開會之名，搞公費旅游，在群眾中造成不良影響。這些現(xiàn)象必須克服。如何改進(jìn)會風(fēng)，提高會議效率，首先要控制會議的規(guī)模、規(guī)格和會期。一是從會議內(nèi)容上控制。凡是可開可不開的會議堅決不開，不解決問題的會議堅決不開，可以合并的會議不單獨開；二是從會議規(guī)模和規(guī)格上控制。本著寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和規(guī)格，參加會議的人數(shù)減少到最低限度。凡能開小會解決的問題就不要開大會，凡參加一個人能解決的問題，就不要來兩個人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會。部門的會議不要都請領(lǐng)導(dǎo)參加，確有必要，可只請主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他領(lǐng)導(dǎo)不要陪會；三是從會議時間上控制。本著寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會，不要開成兩天，開半天能解決問題的會，不要開一天。時間安排要緊湊，不要搞得松松垮垮。有的會開的長與講話不精練有關(guān)，廢話、空話、重復(fù)的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，托乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點差不多，內(nèi)容差不多，浪費時間。一個人講清楚了就可以了，別人不要重復(fù)，如果要講要有新內(nèi)容；四是從會議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進(jìn)等，可以不開會，能用電話會、電視會解決的問題，就不要把人召來開會；五是從會議經(jīng)費控制。規(guī)定會議經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)，不得突破，不得擠占其他經(jīng)費，不得攤派，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)。
（二）會議要儉樸節(jié)約，禁止以開會之名大吃大喝，鋪張浪費，亂發(fā)錢物，禁止以開會之名搞公款旅游，國家明文規(guī)定不得到黃山、桂林等風(fēng)景區(qū)開會。
（三）會議內(nèi)容要實在，要確能解決問題。反對搞形式主義，作表面文章或會而不議，議而不決，決而不行，行而不果。
（四）要嚴(yán)格會議紀(jì)律，使會議開得緊張、緊湊，盡量避免遲到、早退、缺席現(xiàn)象。
四、對會議秘書的要求
1、會議秘書要有較強(qiáng)的辦事能力和組織協(xié)調(diào)能力，較高的文字水平。
2、秘書人員要正確認(rèn)識自己在會議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務(wù)觀念，不厭其煩地為與會者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3、工作要細(xì)致周密。會務(wù)工作是很細(xì)致具體的工作，而且?guī)в姓涡�，如果在哪個環(huán)節(jié)上出了問題都會造成不良影響，因此，計劃要訂的細(xì)一些，想的周到一些，不要漏項。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個人想問題往往不全面，計劃要讓大家討論把關(guān)。部署的工作要進(jìn)行檢查，如會場布置好了，會前要去看看，會標(biāo)對不對，座簽擺的是否合適，麥克風(fēng)響不響，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，千萬不能粗枝大葉。
4、要注意保密。多數(shù)會議都帶有機(jī)密性，對會議的內(nèi)容，包括時間、地點、與會人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會議，會上保密，會后公開或部分內(nèi)容公開，何時公開或哪些內(nèi)容可以公開，都要請示領(lǐng)導(dǎo)，不要自作主張
